試験的にですが、電話自動応答サービスを導入させて頂きます
おはようございます！民宿美味し宿かどやのガクです！！
実は先月後半より時折、当館代表電話を電話自動応答サービスに切り替えて運用させていただいております。
電話自動応答サービスとは
企業の電話窓口で着信があった際に、あらかじめ設定した音声ガイダンスで自動応答するシステム。すぐに有人対応するのではなく、最初に、メッセージで案内をします。
まだ、どのようなアナウンスにすれば良いかを試行錯誤中であり、かつ先月末は降雪による列車の遅延や当日のお客様との到着時刻等のやり取りが多く発生したため、アナウンスを入り切りして活用していました。
この３月より稼働時間を増やし、本格的に運用していく予定です。
電話自動応答サービスのシナリオ（仮）
当館では女将が耳が遠くなり、電話が取れなくなって以降、実質的に私Gakuと若女将の2人しか電話対応するものがいなくなり、お客様に大変ご迷惑をおかけする状況が続いていました。
また、そこに来て昨今の電話は約6割がお客様からではなく、営業電話です。目の前のお客様との対応に支障が出たり、業務の手を止められることで、後々の対応に支障が出ることが増えてきました。
私自身、サラリーマン時代は
お客様からの電話は２コール以内に取りなさい
という社員教育を受けてきた身ですので、大変心苦しかったのですが、最近はメールやLINEなどの伝達手段も増え、お客様からのお電話は減少傾向にあります。また、お客様もこちらから確認のお電話を行うのが失礼にあたる時代になってきていることを実感しています。
お互いLINEで問い合わせをやり取りすることによる利便性も実感してきています。
電話自動応答サービスは、メッセージアナウンスが入りますので、お電話をいただいたお客様に一手間おかけする形になってしまいますが、ご了承いただきたく思います。
最近は私自身がいつも利用しているホテルさんがナビダイヤルを導入されたりしており、「電話対応」に変化が生じていることを実感しています。
しばらくは試験運用となりますので試行錯誤によりご迷惑をおかけすることもあるかもしれませんが、よろしくお願い申し上げます。
※営業電話のかかってこない土日や夜などは解除している場合もあります。
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