【お詫び】最近電話問い合わせが急激に増え、受話器が取れないことも増えてきています
おはようございます！民宿美味し宿かどやのガクです！！
今日はお詫びとお願いのブログです。
私はサラリーマン時に営業所勤務経験があるので、３コール以内に電話を取らないといけない義務感を持っていました。
なので、目の前の電話が鳴っているのに取れないのはとても心苦しいです。しかし、目の前のお客様の対応をしていたり、火を使う仕込みや裏の物置に行っている時など、電話を取れない場合もございます。
電話をすぐに取れないことが増えてきています
当館には電話専任担当はいません
まず、最初にお詫びしなければなりません。当館には電話専任でのオペーレーターはいません。電話を取れるのは、私と若女将のみです。細かいことをいうと、Web担当は実質私一人です。家族経営のため、他に電話やメールに対応できる人はいません。更にいうと、私も若女将も調理もすれば掃除もする、送迎や接客、買い出しも行います。
最近はお電話いただいても手が離せなくて受話器を取れないことも増えてきています。
ただ、特に最近はGoToトラベルや県民割等でお電話での詳細説明を求められるお客様が増えてきています。当館も電話対応に追われ、目の前のお客様の対応に支障が生じることもあります。
即時お電話対応できないことは非常に心苦しいですが、家族経営ゆえのマンパワーの限界としてご了承下さい。
電話のつながりにくい時間帯
ただ、全ての時間が電話対応しづらいというわけではございません。電話を取りにくい時間、取りやすい時間は存在します。
電話のつながりにくい時間帯
まず、つながりづらい時間帯は２回。チェックアウト業務を行なっている9時から10時過ぎの間。送迎も入りますので、最も受話器を取りづらい時間帯になります。もう１回は夕方午後5時から7時ぐらいの間です。当館にお越しいただいたことのあるお客様はご存知かと思いますが、当館では火を扱う料理が多いです。天ぷらもそうですし、炭火も扱います。ちょうどお客様のお食事がスタートした時、特に火を扱っている時は、目の前の電話が鳴っていても、受話器を取れないこともございます。
チェックアウトの時間帯と夕食時。この時間帯が最も電話対応しづらい時間帯です。
電話のつながりやすい時間帯
逆に、電話がつながりやすい時間はいつか。スタッフによるお客様の対応が中心となる時間帯、午後7時から9時の間です。この時間帯は私も電話が最も取りやすくなります。なお、電話は午後9時までとさせていただいておりますので、それ以降はでませんのでご了承下さい。
午後3時から5時の間はお客様のチェックイン業務と重なったりすると電話に出られません。こればかりはタイミングですので、10分ほど間を置いてから再度おかけいただくとつながりやすくなります。午前10時から午後3時の間も同様です。但し、この時間帯は館内清掃時間かスタッフが全て休憩に入っている時間帯のため、タイミングによっては電話の近くにいない場合もあります。この時間帯の場合は１時間ほど間を空けてからお電話いただけると幸いです。
お問い合わせ専用LINE公式が便利です！
当館ではこちらからメール配信等のない、お問い合わせ専用LINE公式を設置しています。
LINEからのお問い合わせはこちら
こちらは、当館の公式LINE公式とは別に、お問い合わせをいただいた時にチャットでやり取りするためだけのために設置しています。
そのため、緊急時でない限り、当館から営業メール等が配信されることは一切ございません。もちろん、問い合わせ後にブロックしていただいても構いません。こちらですと、比較的早いレスポンスで回答できますし、お互い手を止めなければならないなどの時間を奪いません。
当ブログをお読みいただける方であれば、おそらくLINEはされていると思います。パソコンやスマートフォンを使えない方はお電話でお問い合わせいただければ良いのですが、LINEで問い合わせいただける方はこちらをご利用いただくのが最短時短でのお問い合わせ内容の解決につながります。
もちろん、電話をかけてこないで下さい、というわけではありません。ただ、最近は当館も出られない時には無理して出ないようにしています。無理して応対しても、そこで承った内容の記録忘れ等が生じてしまう可能性もあるためです。
また、今シーズン「11月14日の予約をこちらが1月14日と聞き違えていた」というトラブルもありました。文章でのやりとりが最も間違いが少ないですし、近年のように大雪警報や列車のストップ等が生じた際、こちらからの連絡もスムーズです。（今シーズンもなかなかお電話が通じず、メールの返信もなく、確認の取れないお客様もあり、心配したお客様もありました）
電話での打ち合わせ時間をLINEで決める、なんてことも可能です。ツールを使って上手にお問い合わせに対応していきたいと思います。
電話対応は大切であることは重々承知しておりますが、電話問い合わせがあまりに多すぎますと、目の前のお客様に対する業務に支障が出てきてしまいます。おそらく、コロナ禍の割引、キャンペーン期間中の問題だとは思います。今しばらくはオミクロン株による感染拡大による県民割休止の相談も増えてくるかも知れません。
全てになかなか対応しきれない状況が予想されます。ご迷惑をおかけしますが、ご理解よろしくお願いします。
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香住/佐津/柴山 民宿美味し宿かどや
兵庫県美方郡香美町香住区訓谷３１９番地
Tel:0796-38-0113
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